Privacyverklaring

1. Inleiding
Bij het samenwerkingsverband Sine Limite, Koningin Wilhelminalaan 13a, Deventer (hierna: ‘het samenwerkingsverband’) gaan wij zorgvuldig om met de privacy van leerlingen en hun ouders/verzorgers. Het Samenwerkingsverband heeft persoonsgegevens van leerlingen nodig om zijn taak goed te kunnen uitoefenen. Er is sprake van persoonsgegevens wanneer een persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van die gegeven. 

Het samenwerkingsverband komt in aanraking met persoonsgegevens van leerlingen als de school waar de leerling is ingeschreven een ondersteuningsaanvraag doet bij het samenwerkingsverband, een toelaatbaarheidsverklaring aanvraagt of anderszins gebruik wil maken van de diensten van het samenwerkingsverband.

Het samenwerkingsverband verwerkt persoonsgegevens wanneer wij deze opslaan, wijzigen, ordenen, opvragen, bewaren, bijwerken, vastleggen, verwijderen, etcetera. Daarbij houden wij ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘de AVG’); de wet die de verwerking van persoonsgegevens regelt. Dit privacystatement beschrijft op welke wijze het samenwerkingsverband omgaat met het verwerken van persoonsgegevens en op welke wijze wij uitvoering geven aan de verplichtingen van de AVG.

2. Het verkrijgen van de persoonsgegevens van leerlingen t.b.v. extra ondersteuning
Het samenwerkingsverband als collectief van schoolbesturen verkrijgt persoonsgegevens van de school waar de leerling staat ingeschreven via Kindkans. Kindkans is een systeem waarmee leerling gegevens, – persoonsgegevens – digitaal worden uitgewisseld tussen scholen en samenwerkingsverbanden. De ouders/verzorgers van de leerling geven hier altijd schriftelijk toestemming voor. Scholen leveren via Kindkans gegevens aan ter onderbouwing van de aangevraagde extra ondersteuning. Sine Limite verkrijgt alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van haar taken, rechtstreeks van de school waar de leerling staat ingeschreven.

3. Het verkrijgen van de persoonsgegevens van leerlingen t.b.v. toelaatbaarheidsverklaringen
Om onze wettelijke taak, het verwerken van toelaatbaarheidsverklaringen, goed te kunnen uitoefenen maken wij eveneens gebruik van het digitale systeem Kindkans. Het samenwerkingsverband kan gegevens verstrekken aan derden als wij daartoe verplicht zijn op grond van de wet- en/of regelgeving. Hierbij valt te denken aan leden van de TLV-commissie.

4. Doel en grondslag van de verwerking
Het samenwerkingsverband verwerkt onder meer de volgende persoonsgegevens: naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres van zowel de leerling als de ouders/verzorgers, behaalde schoolresultaten en schoolgegevens (waaronder de naam van de school en de leerkracht), bestaande of (relevante) afgesloten hulpverlening en de namen van contactpersonen.

Deze persoonsgegevens verwerken wij alleen en voor zover dat nodig is in het kader van onze publieke, wettelijke taak. 

Daarnaast verwerken wij gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk ontwikkeling van de leerling.

5. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens
Naast ‘algemene’ persoonsgegevens verwerken wij bijzondere gegevens die noodzakelijk zijn om de ondersteuningsbehoefte van de leerling te kunnen vaststellen en monitoren. Dit zijn dan ook met name gegevens die de fysieke en mentale gesteldheid van de leerling betreffen.

Bijzondere persoonsgegevens zijn de meest privacygevoelige categorie van persoonsgegevens. Om onze taak goed uit te kunnen oefenen biedt de wet ons de mogelijkheid om deze gegevens te mogen verwerken. Het samenwerkingsverband gaat zeer zorgvuldig om met bijzondere persoonsgegevens. Wij verwerken deze bovendien alleen voor zover strikt noodzakelijk. Daarnaast zijn de gegevens alleen toegankelijk voor personen die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden en/of ter uitvoering van de geldende wet- en regelgeving.

6. Rechten van betrokkenen
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, mag u ons vragen om de gegevens aan te passen. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen over of het uitoefenen van deze rechten kunt u contact met ons opnemen via loket@po-deventer.nl. Wij zullen zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren. 

Indien u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u deze toestemming op ieder gewenst moment weer intrekken door een verzoek te sturen naar loket@po-deventer.nl. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking.

7. Bewaartermijn
De persoonsgegevens van uzelf of die van uw kind worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk. Afhankelijk van de aangevraagde extra ondersteuning worden verschillende bewaartermijnen van persoonsgegevens gehanteerd. 

Voor de (bijzondere) persoonsgegevens van leerlingen met betrekking tot de ondersteuningsaanvraag gelden de volgende bewaartermijnen:

Bewaartermijnen

Sine Limite beschikt over veel persoonlijke gegevens van kinderen en/of hun ouders/ wettelijk verzorgers. Verschillende gegevens vragen om verschillende termijnen. Dyslexieverklaringen en dyscalculieverklaringen worden voor een lange periode bewaard. De ervaring leert dat bij overstappen van de ene onderwijsvorm naar het andere het loket gebeld wordt door ouders/ wettelijk verzorgers of jongeren met de vraag of wij nog beschikken over bovengenoemde verklaringen. De verklaring biedt namelijk de mogelijkheid om extra ondersteuning/ compensatie aan te vragen bij het MBO en HBO.

8. Delen van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld via het beveiligde systeem Kindkans. Deze omgeving is ingericht om gegevens op een veilige en gecontroleerde wijze uit te wisselen en uitsluitend toegankelijk te maken voor geautoriseerde gebruikers. Persoonsgegevens worden niet verwerkt of doorgegeven buiten de Europese Unie (EU) of de Europese Economische Ruimte (EER).

9. Beveiliging
Het samenwerkingsverband neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen. De programma’s die worden gebruikt zijn beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van het samenwerkingsverband die over deze gegevens dienen te beschikken voor de (uitvoering van) hun werkzaamheden en/of ter voldoening aan de geldende wet- en regelgeving. Ook geldt een geheimhoudingsplicht voor de medewerkers van het samenwerkingsverband over de inhoud van de persoonsgegevens.

10. Verdere informatie en contact
Mocht u na het lezen van deze privacyverklaring vragen hebben, neem dan contact met ons op, of neem contact op met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming via https://www.lumengroup.nl/contact-fg/.
Het is mogelijk dat in dit Privacystatement wijzigingen worden aangebracht. U kunt de meest recente versie van het Privacystatement te allen tijde raadplegen op deze website. Bij algemene vragen en klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u ook terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.